Lassen Sie uns aus Ihrer Veranstaltung einen vollen Erfolg machen!
Nun ist es soweit: unsere Zusammenarbeit startet. Ich freue mich sehr darauf!
Damit wir das Beste aus Ihrem Event rausholen können, habe ich Ihnen auf dieser Seite eine kleine Guideline zusammen gestellt. Basierend auf 25 Jahren Eventerfahrung, teile ich hier mit Ihnen meine Tipps und Tricks für eine gute Zusammenarbeit.
Vorbereitung der Inhalte
Am besten: Als Word oder Pdf, so daß ich alle Inhalte einfach rauskopieren kann.
Warum? Als Moderatorin übertrage ich alle Inhalte in ein spezielles Moderations Script. hier lässt sich eine Menge Zeit sparen, wenn Inhalte nicht kleinteilig rauskopiert werden müssen.
Empfehlung:
1.) Via Eventseite oder Mail. Falls es mehrere Dokumente sind: bitte gebündelt zum Download per Wetransfer o.ä.
2.) Mit Kontaktdaten (Mail + Telefon)
2.) Gerne auch Fotos
Über die obligatorischen Angaben im Lebenslauf und im Internet hinaus:
Gibt es hier 1-3 interessante Bonus Facts/ Though Nuggets zu den Speakern, die noch neu sind oder überraschen?
Das kann z.B. sein:
– eine Auszeichnung
– ein Durchbruch/ ein neues Chapter in der Arbeit
– something „interesting to know“ über die Arbeitskultur des Speakers/ die Art und Weise zu denken oder zu arbeiten, der Arbeitsort, Routinen/ Rituale…
– aber auch eine spannende Facts & Figures Angabe (wie lange sich Jemand schon mit einem Thema beschäftigt, wieviel Stunden bereits investiert wurden, wie viele Menschen in dem Team sind, wieviel Geld in ein Projekt floss etc.)
Warum?
Um die Anmoderation nicht 0-08-15, sondern lebendig und frisch zu gestalten! Einen Anker in den Köpfen zu setzen mit 1-2 interessanten Bonus infromationen zu den Speakern.
Bitte senden Sie mir per Mail die Kontaktdaten (Mail + Mobilnummer) meiner AnsprechpartnerInnen für Ihre Veranstaltung. Mit wem kann ich mich über inhaltliche und organisatorische Fragen austauschen? Das können 1-2 Namen sein oder auch mehr.
Jedes Schiff braucht eine Richtung. Was möchten Sie mit dieser Veranstaltung erreichen? Sagen Sie es mir, und ich norde meinen Kompass genau auf Ihre Ziele aus!
Sie können mir das in unserem ersten Briefinggespräch durchgeben oder auch schriftlich in einigen Bulletpoints.
Was für mich interessant zu wissen ist:
1.) Welche inhaltlichen Botschaften möchten Sie platzieren?
2.) Was ist der dahinterstehende „Call to Action“?
Möchten Sie…
– Wissen vermitteln/ informieren/ ausbilden/ educaten?
– Ihren Brand stärken, ein Image transportieren
– eine Community aufbauen oder stärken? (z.B. MitarbeiterInnen, KundInnen, Interessengemeinschaft…)
– etwas verkaufen?
– etwas feiern?
– eine Herausforderung lösen?
…oder noch etwas Anderes?
Interaktion
Am besten: 3 Fragen für Jeden, er auf der Bühne ist. Diese können Sie sich auch einfach von den SpeakerInnen einholen.
Warum?
1.) Im Panel: um möglichst unterschiedliche Fragen und Einfallswinkel generieren zu können.
2.) Um mit einem kurzen Talk zu starten, wenn Jemand auf die Bühne kommt. Das hat sich bestens bewährt und lockert das Geschehen auf.
Am besten: Ein kurzer und prägnanter Begriff
Warum? Mit einem Hashtag sorgen Sie für Verbreitung Ihres Events im Netz
Die Erfahrung unzähliger Events zeigt:
Ihr Publikum liebt es, in die Veranstaltung eingebunden zu werden. Mitzumachen statt nur Zuschauer zu sein.
Ich bringe Ihnen das Interaktionstool Mentimeter mit. Gerne arbeite ich auch mit allen von Ihnen gewünschten Tools.
Wir können Ihr Publikum in Votings abstimmen lassen oder mit einer offenen Frage ein Assoziationscluster kreieren, das die Gedanken Ihrer Gäste in einem großen Bild visualisiert.
Hier gilt das gleiche wie bei den Umfragen: Ihr Publikum weiß es sehr zu schätzen, wenn es auch Fragen einbringen darf an die SpeakerInnen oder in einem Panel.
Hier biete ich Ihnen zwei Nutzungsmöglichkeiten:
1.) Vorträge & Keynotes:
Sobald ich an den oder die SpeakerIn übergebe, schalte ich Ihrem Publikum die Q & A Funktion frei für diesen Beitrag. Am Ende des Vortrags bringe ich dann die Fragen des Publikums mit auf die Bühne.
2.) Panel:
Gleiches lässt sich auch wunderbar in einem Panel einsetzen. Mit dem Unterscheid, daß man hier – wenn gewünscht – auch schon während der Diskussion immer wieder Fragen des Publikums in Real-Time einbringen kann. Damit habe ich ausgesprochen gute Erfahrungen gemacht.
BONUS: Das Publikum kann die Fragen hoch voten, so daß wir automatisch die Fragen diskutieren, die für Ihre Gäste vom größten Interesse sind.
Organisatorisches
Bitte senden Sie mir per Mail die Kontaktdaten (Mail + Telefon) meiner AnsprechpartnerInnen für Ihre Veranstaltung. Mit wem kann ich mich über inhaltliche und organisatorische Fragen austauschen? Das können 1-2 Namen sein oder auch mehr.
Sie kennen das von Fotografen:
Bitte benennen Sie mich namentlich als Moderatorin in aller Kommunikation rund um das Event und verlinken Sie zu meiner Seite https://www.carmen-hentschel.de (s. auch „Bewerbung der Veranstaltung“).
Das betrifft:
– die Eventseite
– die Social Media Kommunikation (ausgenommen Twitter)
– Briefingunterlagen
-Presse (hier entfällt die Verlinkung)
– auf Flyern (hier entfällt die Verlinkung)
etc.
Bei einer Bewerbung auf LinkedIn verlinken Sie bitte zu meiner LinkedIn Seite:
https://www.linkedin.com/in/carmenhentschel/
Am Besten: Zusammen mit mindestens einer Person vom Veranstaltungsteam/ Ihrem Unternehmen
Warum? Kurze Abstimmungswege während der Veranstaltung
Am besten: Mich als Moderatorin auf die Liste setzen. Alternativ: Link schicken, wie ich mich anmelden kann.
Am besten: Bild der Bühne senden
Warum? Ich kann die Kleidung passend zur Umgebung/ Anlass auswählen, was harmonischer wirkt
Bitte senden Sie mir per Mail die gewünschten Kontakt- und Adressangaben für den Vertrag und die Rechnung.
Bitte buchen Sie für mich ein Doppelzimmer in einem 4-5 Sterne Hotel. Bei Auftrittszeiten ab 09:30 Uhr: mit Frühstück für eine Person, sonst ohne Frühstück. Am besten: in unmittelbarer Nähe zum Veranstaltungsort oder am Bahnhof.
Bewerbung der Veranstaltung
Bitte in Din A 5, Rückseite Blanko. Am besten: etwas dicker und rauher von der Oberfläche her, so daß sie besser greifbar sind.
Warum?
Optionaler Punkt, kein Muss. Ich bringe sonst weisse Karten mit, aber es ist natürlich eine Aufwertung der Optik und auch bei den Fotos, wenn wir mit bedruckten Karten arbeiten.
Bitte übergeben Sie mir die Karten AM MORGEN des Veranstaltungstages. Falls es ein Treffen am Vorabend gibt, gerne auch dann. Ich klebe dann die aktuellen Ausdrucke darauf.
Warum? So sind wir bei Last Minute Änderungen (was häufig vorkommt, Ausfall SpeakerInnen o.ä.) Up to Date sind mit den Inhalten.
Hier biete ich Ihnen zwei Formen des Supports an, die auch parallel stattfinden können:
1.) Eigene Bewerbung:
Mit meinen Kanälen erreiche ich 50.000 Menschen, dabei habe ich allein auf dem Businessportal LinkedIn 31.000 LeserInnen. Gerne bewerbe ich Ihr Event mit einem Posting. Dafür brauche ich von Ihnen den Link zur Veranstaltungsseite sowie am besten auch Bild- und Fotomaterial.
2.) Bewerbung über Ihre Kanäle:
Gerne können Sie auch mit einem Statement und Foto von mir die Veranstaltung bewerben. Bedingung: Verlinkung zu meiner Homepage www.carmen-hentschel.de und auf LinkedIn parallel auch zu mein. Profil: https://www.linkedin.com/in/carmenhentschel/
Bitte listen Sie meinen Namen mit auf der Veranstaltungsseite und verlinken Sie zu meiner Internetseite www.carmen-hentschel.de
Im Gegenzug werde ich auch auf meiner Internetseite zu Ihnen verlinken mit einem Beitrag.
Sie erhalten von mir unbegrenzte Nutzungsrechte:
Gerne können Sie Fotos und Video von mir erstellen während der Veranstaltung und diese für alle Zwecke der Bewerbung und Kommunikation im Rahmen des Events unbegrenzt nutzen.
Unsere Vereinbarung:
Im Gegenzug stellen Sie mir die entstandenen Aufnahmen (Foto und Video) bis spätestens 14 Tage nach dem Event zum Download zur verfügung (per Wetransfer o.ä.)
Gut wäre, wenn Sie mir eine detaillierte oder zumindest grobe Übersicht der anwesenden Presse senden. Darüber hinaus: Gibt es spezielle Hinweise für die Presse?
Warum? Ich bin selber Journalistin und habe einen Presseausweis. Wenn ich weiß, welche Medien vor Ort sind, kann ich Botschaften pressegerecht platzieren.
Wie ich Sie sonst noch unterstützen kann:
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Hier stehe ich Ihnen als Beraterin mit 25 Jahren Event Erfahrung zur Verfügung.
Zu meinen Kunden gehören u.A. Siemens, die Hannover Messe und T-Systems. Lassen Sie uns Ihre Veranstaltung auf das nächste Level bringen! Sei es Live, Online oder Hybrid.
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